Effectief werken: 4 tips om meer gedaan te krijgen op een dag

Je herkent het vast wel, dat gevoel aan het eind van de dag dat je ontzettend druk bent geweest maar je je eigenlijk afvraagt wat je nu precies gedaan hebt. Je hebt van alles gedaan, maar niet datgene wat je had willen doen! En ondertussen is je to do lijst alleen maar toegenomen. Stress!

Je hebt zo veel dingen te doen, maar zijn dat wel de belangrijkste dingen en zaken met de juiste prioriteiten? Hoe wek je nu slimmer en effectiever? We zetten 3 tips op een rijtje.

1. Maak het overzichtelijk en behapbaar

Stel je start met een grote klus en meteen begint bij jou de vraag te spelen hoe je deze klus tot een succesvol einde moet gaan brengen, je overziet het niet en dat levert vrijwel meteen stress op. Deel het grote geheel op in kleinere stappen. Je begint met de eerste stap en daarna de volgende en werkt zo stap voor stap toe naar een succesvol einde. Zo houdt je overzicht en ruimte om te blijven ademen. Het is daarom heel erg aan te raden om voordat je van start gaat even de tijd te nemen hoe je die grote klus precies gaat aanvliegen en gaat opdelen in kleinere stappen. 

Je moet bijvoorbeeld een salesplan maken:

Dan knip je dit plan op in:

• Beschrijf jouw product/dienst
• Beschrijf jouw markt en doelgroep
• Beschrijf jouw visie en missie
• Formuleer jouw doelen
• Beschrijf de activiteiten die nodig zijn om jouw doelen te bereiken
• Beschrijf de middelen die nodig zijn om jouw doelen te bereiken
• Organiseer de te ondernemen activiteiten

2. Start met die rotklusjes

We moeten het allemaal en het hoort erbij, klusjes waar we een hekel aan hebben. Hoe vaak stel jij die uit? Dat is namelijk een grote valkuil, het uitstellen en denken dat het later wel kan. Maar ondertussen loopt je er steeds weer tegenaan en blijf je er (onbewust) aan denken. En dat leidt je af en zorgt ook voor concentratieverlies. 

Natuurlijk is het niet fijn om de dag meteen te starten met iets waar je tegen op ziet, maar dat is  nou juist wel de manier om er zo snel mogelijk van af te komen. Je hebt meteen je hoofd weer vrij en je voelt je veel fijner als dat is afgehandeld en je kan vol goede energie en focus weer door naar je volgende taak. De dag wordt daarna alleen maar leuker. 

Dus begin je dag meteen met die vervelende rotklusjes, bel eerst die lastige klant of breng eerst die vervelende boodschap over naar je collega.

3. Stop de afleiding

Hoeveel meldingen krijg jij op een dag? Hoe vaak klinkt er een piepje of voel je een trilling? Hoe vaak check jij je social media of laat je je leiden door andere berichten? Sta er maar eens bij stil hoe vaak jij je laat afleiden. We kennen het allemaal, je bent niet de enige.

Uit diverse onderzoeken blijkt dat het gemiddeld 7 tot 12 minuten kan duren voordat je weer terug bent op het niveau van concentratie van voor de afleiding, dat is nogal wat. Stel dat je 10 keer per dag onderbroken wordt (telefoontjes, mailtjes, ad-hoc zaken, vragen etc) dan verlies je 1 tot 2 uur van je productieve tijd op 1 dag, dat is 12,5% tot 25% van je kostbare tijd als je 8 uur op een dag werkt! Dat is nogal een aanslag op je productiviteit. 

Als je dit wilt voorkomen doe dan het volgende:

• Zet zoveel mogelijk je notificaties uit! Laat je niet leiden, neem zelf het initiatief op gepaste momenten
• Start de dag eerst met de rotklusjes en de zaken die gisteren zijn blijven liggen
• Begin met de eerste stap voor dat nieuwe project of klus
• Start met de taak die vandaag echt af moet, waardoor je anders zou moeten overwerken als deze niet af is
• Laat je niet leiden door nieuwe verzoeken, handel eerst je huidige taken af, voordat je iets nieuws aanneemt of aan iets nieuws begint.

4. Last but not least ;-) Besteed taken uit 

Uitbesteden is de eerste stap naar rust, ruimte en groei. Een Virtual Assistant past wellicht heel goed bij jou en kan bij uitstek taken van je overnemen. Wil weten welke? Lees dan onze blog waarin we 10 taken die een Virtual Assistant kan overnemen beschrijven. Lees ook onze blog over de voordelen die het jou oplevert. 

Laat ons vrijblijvend met jou contact opnemen of bel ons, er is veel mogelijk. Dan bespreken we samen de mogelijkheden.